System Zarządzania Nieobecnościami Pracowników
Firma produkcyjna zajmująca się obróbką metali, zatrudniająca około 500 pracowników w różnych działach - potrzebowała usprawnić proces zarządzania urlopami. Projekt polegał na stworzeniu aplikacji internetowej do składania i zatwierdzania wniosków urlopowych, zintegrowanej z używanym systemem kadrowym Gratyfikant.
Klient
Firma produkcyjna
Usługi
Web Development
Wyzwanie
Klient borykał się z kilkoma problemami w zarządzaniu urlopami:
Papierowe wnioski urlopowe często się gubiły
Ręczne przetwarzanie dokumentów zabierało dużo czasu pracownikom HR
Brakowało przejrzystości w procesie zatwierdzania wniosków
Nie było jednego miejsca do śledzenia statystyk urlopowych
Występowały problemy w komunikacji między pracownikami a przełożonymi
Przenoszenie zatwierdzonych wniosków do systemu kadrowego było czasochłonne
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy kompleksowy system elektronicznego zarządzania urlopami o następujących funkcjach:
Portal pracownika
Elektroniczny interfejs do składania różnych typów wniosków urlopowych
Obsługa wielu rodzajów urlopów (wypoczynkowy, bezpłatny, chorobowy itp.)
Podgląd stanu urlopów i statusu wniosków na bieżąco
Proces akceptacji
System wielopoziomowej akceptacji uwzględniający:
Strukturę firmy
Rodzaj urlopu
Podział na działy
Automatyczne przekazywanie wniosków do właściwych osób
Powiadomienia mailowe dla wszystkich zainteresowanych
Integracja z systemem HR
Płynna integracja z używanym przez klienta systemem Gratyfikant
Automatyczna synchronizacja danych
Koniec z ręcznym wprowadzaniem danych
Centralna baza wszystkich informacji urlopowych
Analizy i raporty
Szczegółowe statystyki urlopowe
Śledzenie nieobecności w poszczególnych działach
Możliwość generowania własnych raportów
Rezultat
Wdrożenie systemu przyniosło klientowi znaczące korzyści:
Większa wydajność
Całkowite wyeliminowanie obiegu papierowych dokumentów
Krótszy czas przetwarzania wniosków
Zautomatyzowana integracja z systemem kadrowym
Minimalna potrzeba ręcznego wprowadzania danych
Lepsza przejrzystość
Pełna historia wszystkich wniosków i akceptacji
Widoczność statusu wniosków na bieżąco
Mniej nieporozumień dotyczących urlopów
Jasna odpowiedzialność w procesie akceptacji
Mniejsze ryzyko
Koniec z problemem gubiących się dokumentów
Ograniczenie ryzyka nieautoryzowanych nieobecności
Lepsze przestrzeganie zasad firmowych
Dokładniejsze śledzenie i dokumentowanie wniosków
Oszczędności
Mniejsze obciążenie administracyjne
Niższe koszty papieru i drukowania
Większa wydajność działu HR
Efektywniejsze wykorzystanie zasobów
System stał się ważnym elementem infrastruktury HR klienta - obsługuje rocznie tysiące wniosków urlopowych, zachowując wysoką niezawodność i zadowolenie użytkowników.