Polish
Polish
Polish

System zarządzania jednorazowymi prośbami o zakup

Stworzyliśmy specjalistyczny system do zarządzania wnioskami zakupowymi dla polskiej firmy produkcyjnej, służący do obsługi jednorazowych zamówień sprzętu o wysokiej wartości. System usprawnia proces wnioskowania, zatwierdzania i śledzenia zakupów jednorazowych w całej organizacji.

Klient

Polish company

Usługi

Web Development

Wyzwanie

Klient mierzył się z wieloma wyzwaniami przy zarządzaniu jednorazowymi zakupami:

  • Brak standardowego procesu składania wniosków o zakup sprzętu

  • Słaba widoczność statusu wniosków zakupowych

  • Skomplikowany proces akceptacji dla droższych zakupów

  • Nieefektywna komunikacja między wnioskodawcami a osobami zatwierdzającymi

  • Problem z śledzeniem zamówień specjalistycznego sprzętu

  • Brak centralnego systemu do zarządzania zamówieniami jednorazowymi

Rozwiązanie

Wdrożyliśmy kompleksowy system zarządzania wnioskami zakupowymi o następujących funkcjach:


Interfejs do zarządzania wnioskami

  • Przyjazny portal do składania wniosków zakupowych

  • Możliwość dokładnego opisania specyfikacji sprzętu

  • Dołączanie dodatkowych dokumentów

  • Śledzenie statusu na bieżąco

  • Historia i ścieżka audytu wniosków


System przepływu akceptacji

  • Wielopoziomowe przekazywanie do akceptacji w oparciu o:

    • Wartość zakupu

    • Rodzaj sprzętu

    • Strukturę działów

  • System automatycznych powiadomień

  • Konfigurowalne ścieżki akceptacji

  • Obsługa wyjątków


Kategoryzacja sprzętu

  • Uporządkowany podział na kategorie sprzętu

  • Obsługa różnych typów zakupów:

    • Sprzęt IT (serwery, kamery itp.)

    • Specjalistyczne maszyny

    • Jednorazowe licencje na oprogramowanie

    • Zamówienia sprzętu na zamówienie


Raporty i analizy

  • Śledzenie wniosków zakupowych

  • Analiza czasu akceptacji

  • Analiza zakupów według działów

  • Raporty wykorzystania budżetu

  • Możliwość tworzenia własnych raportów

Rezultat

Wdrożenie znacząco usprawniło proces obsługi wniosków zakupowych:


Efektywność procesu

  • Usprawniono składanie wniosków

  • Skrócono czas akceptacji

  • Poprawiono widoczność statusu wniosków

  • Wyeliminowano papierową dokumentację

  • Usprawniono komunikację między uczestnikami procesu


Kontrola kosztów

  • Lepszy nadzór nad zakupami jednorazowymi

  • Dokładniejsze śledzenie budżetu

  • Mniej nieautoryzowanych zakupów

  • Lepsze możliwości analizy wydatków

  • Efektywniejsza alokacja środków


Zgodność i kontrola

  • Ustandaryzowane procesy akceptacji

  • Przejrzysta ścieżka audytu

  • Lepsze przestrzeganie procedur

  • Lepsza dokumentacja zakupów

  • Zwiększona odpowiedzialność


Korzyści operacyjne

  • Szybsza realizacja potrzeb sprzętowych

  • Mniej pracy administracyjnej

  • Większe zadowolenie pracowników

  • Lepsze możliwości planowania

  • Sprawniejsze śledzenie sprzętu


Oszczędność czasu

  • Krótszy czas przetwarzania wniosków

  • Szybsza akceptacja

  • Koniec z ręcznym wprowadzaniem danych

  • Łatwiejszy dostęp do informacji

  • Sprawniejsze podejmowanie decyzji


System stał się ważną częścią infrastruktury zakupowej klienta, skutecznie zarządzając specjalistycznymi wnioskami zakupowymi przy zachowaniu odpowiedniej kontroli i nadzoru. Jest stale rozwijany wraz z potrzebami organizacji, zapewniając skalowalne rozwiązanie do obsługi jednorazowych wniosków zakupowych.

Kontakt

Zbudujmy coś

Popracujmy razem nad twoim problemem i znajdźmy właściwe rozwiązanie.

Kontakt

Zbudujmy coś

Popracujmy razem nad twoim problemem i znajdźmy właściwe rozwiązanie.

Kontakt

Zbudujmy coś

Popracujmy razem nad twoim problemem i znajdźmy właściwe rozwiązanie.