System zarządzania jednorazowymi prośbami o zakup
Stworzyliśmy specjalistyczny system do zarządzania wnioskami zakupowymi dla polskiej firmy produkcyjnej, służący do obsługi jednorazowych zamówień sprzętu o wysokiej wartości. System usprawnia proces wnioskowania, zatwierdzania i śledzenia zakupów jednorazowych w całej organizacji.
Klient
Polish company
Usługi
Web Development
Wyzwanie
Klient mierzył się z wieloma wyzwaniami przy zarządzaniu jednorazowymi zakupami:
Brak standardowego procesu składania wniosków o zakup sprzętu
Słaba widoczność statusu wniosków zakupowych
Skomplikowany proces akceptacji dla droższych zakupów
Nieefektywna komunikacja między wnioskodawcami a osobami zatwierdzającymi
Problem z śledzeniem zamówień specjalistycznego sprzętu
Brak centralnego systemu do zarządzania zamówieniami jednorazowymi
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy kompleksowy system zarządzania wnioskami zakupowymi o następujących funkcjach:
Interfejs do zarządzania wnioskami
Przyjazny portal do składania wniosków zakupowych
Możliwość dokładnego opisania specyfikacji sprzętu
Dołączanie dodatkowych dokumentów
Śledzenie statusu na bieżąco
Historia i ścieżka audytu wniosków
System przepływu akceptacji
Wielopoziomowe przekazywanie do akceptacji w oparciu o:
Wartość zakupu
Rodzaj sprzętu
Strukturę działów
System automatycznych powiadomień
Konfigurowalne ścieżki akceptacji
Obsługa wyjątków
Kategoryzacja sprzętu
Uporządkowany podział na kategorie sprzętu
Obsługa różnych typów zakupów:
Sprzęt IT (serwery, kamery itp.)
Specjalistyczne maszyny
Jednorazowe licencje na oprogramowanie
Zamówienia sprzętu na zamówienie
Raporty i analizy
Śledzenie wniosków zakupowych
Analiza czasu akceptacji
Analiza zakupów według działów
Raporty wykorzystania budżetu
Możliwość tworzenia własnych raportów
Rezultat
Wdrożenie znacząco usprawniło proces obsługi wniosków zakupowych:
Efektywność procesu
Usprawniono składanie wniosków
Skrócono czas akceptacji
Poprawiono widoczność statusu wniosków
Wyeliminowano papierową dokumentację
Usprawniono komunikację między uczestnikami procesu
Kontrola kosztów
Lepszy nadzór nad zakupami jednorazowymi
Dokładniejsze śledzenie budżetu
Mniej nieautoryzowanych zakupów
Lepsze możliwości analizy wydatków
Efektywniejsza alokacja środków
Zgodność i kontrola
Ustandaryzowane procesy akceptacji
Przejrzysta ścieżka audytu
Lepsze przestrzeganie procedur
Lepsza dokumentacja zakupów
Zwiększona odpowiedzialność
Korzyści operacyjne
Szybsza realizacja potrzeb sprzętowych
Mniej pracy administracyjnej
Większe zadowolenie pracowników
Lepsze możliwości planowania
Sprawniejsze śledzenie sprzętu
Oszczędność czasu
Krótszy czas przetwarzania wniosków
Szybsza akceptacja
Koniec z ręcznym wprowadzaniem danych
Łatwiejszy dostęp do informacji
Sprawniejsze podejmowanie decyzji
System stał się ważną częścią infrastruktury zakupowej klienta, skutecznie zarządzając specjalistycznymi wnioskami zakupowymi przy zachowaniu odpowiedniej kontroli i nadzoru. Jest stale rozwijany wraz z potrzebami organizacji, zapewniając skalowalne rozwiązanie do obsługi jednorazowych wniosków zakupowych.